Cobrar una cuota

Las cuotas son los pagos mensuales que realizan los clientes de ventas de lotes a crédito. Una venta a 36 cuotas genera 36 registros en el módulo de Cobranzas, cada uno con su monto, fecha de vencimiento y estado. Este flujo te muestra cómo gestionarlas.

La bandeja de Cobranzas

Cuando entras a Cobranzas desde el menú lateral, ves:

Los 3 KPIs superiores te dan el resumen rápido:

• Total Cobrado: ingresos por cuotas validados en el período filtrado.
• Por Cobrar: monto pendiente de las cuotas activas.
• Cuotas Vencidas: cuántas cuotas pasaron su fecha sin pago.

Filtras por: búsqueda de cliente/lote, etapa, manzana, lote, estado de cuota, mes, y rango de fechas de vencimiento.

Estados de cuota

Cada cuota puede estar en uno de estos estados:

Estado	Qué significa
Pendiente	Aún no vence.
Próxima a vencer	Vence en los próximos 7 días.
Vencida	Fecha de vencimiento pasó sin pago completo.
Pagada	Pago validado por tesorería.
Parcial	Tiene abonos pero no llega al monto total.
Anulada	Cancelada por gerencia (caso especial).

Paso 1 · Identificar la cuota a cobrar

Hay 2 caminos comunes:

Vía la bandeja de Cobranzas

Filtra por Estado = Vencida (o Próxima a Vencer) y prioriza las más antiguas. Cada fila te muestra cliente, lote, monto, fecha de vencimiento y días de atraso.

Vía el detalle del cliente

Si un cliente te llama para pagar una cuota específica, busca el cliente en el módulo de Clientes y entra a su detalle. Ahí ves todas sus cuotas activas con sus estados.

Paso 2 · Registrar el pago

Haz clic en la cuota correspondiente. Se abre un formulario con:

• Monto: por defecto el monto total de la cuota. Editable si es un pago parcial.
• Moneda: USD o PEN.
• Tipo de cambio: si la moneda del pago no calza con la moneda del proyecto, Gestody usa el TC del proyecto. Editable para esta cuota específica.
• Método: efectivo, transferencia, depósito, POS, otro.
• Fecha del pago: cuándo lo recibiste.
• Categoría de pago (opcional): del catálogo configurado.
• Comprobante: foto o PDF.

Confirma. La cuota queda como Parcial o Pagada según el monto cargado.

Paso 3 · Generar comprobante

Una vez validado el pago, puedes generar un comprobante para enviar al cliente:

• Descarga un PDF con los datos de la operación.
• Lo envías por WhatsApp/email al cliente.
• Queda archivado en el detalle de la cuota para referencia futura.

Paso 4 · Conciliar con el banco

Al cierre del día, cruza los movimientos de la cuenta bancaria con los pagos cargados en Gestody:

1. Exportar el Excel de Cobranzas del día.
2. Comparar con el estado de cuenta del banco.
3. Si hay un depósito en el banco sin contraparte en Gestody, indagar con asesores (quizás un cliente abonó sin avisar).
4. Si hay un pago en Gestody sin contraparte en el banco, revisar el comprobante o coordinar con el asesor.

Cuotas vencidas: política y seguimiento

Las cuotas vencidas requieren gestión activa. La política típica:

• 1 a 7 días de atraso: notificación amistosa por WhatsApp.
• 8 a 15 días: llamada del asesor para confirmar intención de pago.
• 16 a 30 días: escalamiento al gerente.
• Más de 30 días: evaluación de penalidad o iniciar proceso de recuperación del lote según contrato.

Gestody no envía notificaciones automáticas al cliente todavía (roadmap), así que la gestión es manual y depende del equipo.

Pago de varias cuotas a la vez

Si un cliente quiere adelantar el pago de 3 cuotas en una sola operación, puedes:

• Cargar cada cuota por separado con el mismo método y comprobante.
• Cada cuota quedará marcada como Pagada con la misma fecha y comprobante.

Esto preserva el cronograma original y permite reportes precisos.

Excedentes y devoluciones

Si un cliente paga más de lo que debía (ej. transfirió por error duplicado), Gestody:

• Aplica el monto correcto a la cuota correspondiente.
• Deja el excedente como abono por devolver en el detalle del cliente.

La devolución física del excedente al cliente la procesas vía tesorería, igual que cualquier otra devolución.

Exportar reportes de cobranzas

El botón Exportar (arriba a la derecha) descarga un Excel (.xlsx) con todas las cuotas que respetan los filtros activos. Útil para:

• Reporte mensual para gerencia (cuántas cuotas vencidas, cuántas cobradas).
• Reporte de cliente específico (todas las cuotas de un cliente con estado).
• Backup mensual para conciliación con contabilidad externa.

Próximo paso

• Cierre del ciclo: Liquidar comisiones del mes para procesar los pagos a los asesores.